In Nederland moet ieder bedrijf een administratie voeren. Voor de belastingdienst, maar eigenlijk ook voor zichzelf. Want door de inkomsten en uitgaven netjes bij te houden krijg je uit een online boekhoudpakket meestal ook redelijk eenvoudig stuurinformatie. Door de specifieke regels in Nederland moet er wel vaak een Nederlands boekhoudpakket gebruikt worden. Je komt dan al snel op de bekende pakketten Exact Online, Unit4, Twinfield of Yuki uit. Veel bedrijven gebruiken tegenwoordig echter een best-of-breed strategie: Het beste pakket voor de functie gebruiken. Dat is mooi, maar daar ontstaat dan wel een probleem: vaak zijn dit branche-specifieke pakketten die niet direct een koppeling hebben met een Nederlands boekhoudpakket.
Dat is ook waar een klant van ons tegenaan liep. Als transportbedrijf wordt er gebruik gemaakt van een softwarepakket specifiek voor de logistiek. De accountant gebruikt echter Yuki als boekhoudprogramma voor de aangiftes en overzichten. Aangezien er niet direct een koppeling is tussen de twee pakketten, moet er iedere week iemand met de hand facturen aanmaken in Yuki op basis van de uitgevoerde transporten. Dat is uiteraard frustrerend en onnodig werk; dat moet beter kunnen.
Aangezien het softwarepakket in kwestie geen goede API beschikbaar had, hebben we het op een andere manier geregeld. Vanuit het softwarepakket kan wel een overzicht in Excel gedownload worden met alle transportbewegingen. Het enige wat er handmatig moet gebeuren is één keer per week op een knop drukken. Dan wordt het overzicht aangemaakt en gemaild. Deze wordt door ons opgevangen (met het cloudplatform Connectdesk) en vertaalt naar (concept-)facturen, die we via de nette API van Yuki wel automatisch kunnen aanmaken.