Update: Ondertussen hebben we ons eigen helpdesk pakket ontwikkelt speciaal voor IT dienstverleners: Inserve. Ga naar inserve.nl voor meer informatie.
Er zijn talloze helpdesk software pakketten. Om er een paar te noemen: Freshdesk, Zendesk, TOPdesk, ServiceNow en ga zo maar door. Stuk voor stuk zeer geschikte pakketten voor verschillende doelgroepen. Wat de meesten echter missen is de mogelijkheid om te factureren volgens Nederlandse belastingregels. En dat is nou de reden waarom een IT dienstverlener bij ons aanklopte.
Het probleem was dat alle gespendeerde tijd van de helpdesk medewerkers netjes bijgehouden werd in TOPdesk, maar dat veel van deze tijd doorberekend moet worden aan de klanten. Het gevolg is dus dat de administratief medewerker een dag per maand bezig was om alle meldingen na te lopen en met de hand conceptfacturen aan te maken in het facturatiepakket. Je kunt je voorstellen dat deze klus nog wel eens werd uitgesteld vanwege drukte, waardoor de cashflow alleen maar slechter werd.
De oplossing van ons was het ontwikkelen van een dashboard met een API koppeling naar zowel TOPdesk als het facturatiepakket, in dit geval WeFact. Hierin ziet de administratief medewerker alle afgesloten tickets op een rij, en met een druk op de knop worden conceptfacturen aangemaakt op basis van de geregistreerde tijd.
Dit dashboard hebben we ondertussen doorontwikkeld tot product wat we ‘Invoicedesk’ hebben gedoopt. Deze is nu ook in de Marketplace van TOPdesk te vinden. Ook is Exact Online toegevoegd als facturatiemogelijkheid. Op verzoek kunnen we hier meer boekhoudpakketten aan toevoegen. Zie hieronder een demo van Invoicedesk.